工作空間文件是 GoInsight.AI 中用於建立、上傳、管理與呼叫文件資料的統一空間。你可以在這裡維護企業資料、業務說明、FAQ、流程文件、Prompt、程式碼片段、工作流程讀寫資料、全域設定等內容，並根據使用情境選擇不同類型的文件進行管理。
它既可以為 AI 提供上下文，支援 AI 基於文件內容進行理解、檢索與回覆；也可以作為工作流程中的文字儲存空間，用於跨工作流程、跨會話地讀取、寫入與共享關鍵資料。
工作空間文件有什麼用
工作空間文件的核心價值，是讓資料、程式碼、Prompt 和設定內容從分散存放變成可管理、可複用、可呼叫的工作資產。你可以將工作空間文件用於以下情境。
1. 給 AI 提供上下文
工作空間文件可以作為 AI 的上下文來源。將產品說明、FAQ、操作手冊、業務制度、培訓資料等內容維護到工作空間文件後，AI 可以在回答問題、執行任務或產生內容時呼叫這些資料，減少僅依賴模型通用知識所帶來的偏差。
適合用於：
- AI 問答
- RAG 檢索
- Agent 呼叫資料
- 基於企業資料產生總結、回覆、報告或說明
2. 儲存純文字，用在工作流程中
工作空間文件也可以用於儲存無格式文字，並在工作流程中讀取和寫入。它不僅可以放普通資料，也可以承擔類似程式碼庫、Prompt 庫和全域設定檔的作用。
你可以把它用作：
- 程式碼庫：儲存腳本、程式碼片段或可複用邏輯，在 Code 節點中讀取與使用
- Prompt 庫：儲存常用 Prompt 範本，在 LLM 節點或 Agent 中呼叫
- 全域設定檔：儲存跨流程、跨會話共享的設定與關鍵資料，類似 PC 中的 .ini 檔或登錄檔，讓不同工作流程、不同會話之間可以透過工作空間文件傳遞與複用資訊
- 工作流程資料檔：保存工作流程執行中需要讀取、更新或長期保留的文字資料
3. 進行版本管理
對於程式碼、Prompt、設定檔等內容，版本管理非常重要。
例如，當你調整了一個 Prompt 後，發現新版本效果不如之前，如果沒有歷史紀錄，就很難回到原來的版本。透過工作空間文件的歷史版本和內容比對能力，可以檢視文件變更紀錄，並在需要時參考或恢復之前的內容。
版本管理適合用於：
- Prompt 迭代與回滾
- 程式碼片段修改紀錄
- 設定檔變更追蹤
- 重要業務文件的歷史比對
功能模組介紹
1. 工作空間文件庫
個人文件庫一般指 Personal Data 庫，其餘知識庫為企業文件庫。
1）企業文件庫
企業文件適合存放團隊或組織級資料，例如企業制度、產品文件、客服 FAQ、培訓資料、專案交付文件、團隊共享 Prompt、公共設定檔等。
2）個人文件庫（Personal Data）
Personal Data 是成員在組織內的個人獨立儲存空間，與其他成員隔離。適合存放個人長期記憶、過程資料及其他個人使用的資訊。個人文件主要面向個人使用，適合管理不需要團隊共享的內容。
2. 工作空間文件
1）建立富文字文件
富文字文件支援 Markdown 格式，適合用於維護結構清晰、便於閱讀、適合 AI 檢索的知識內容，例如產品說明、FAQ、操作指引、制度文件、培訓資料等。我們也提供了文件撰寫的一些技巧，你可以在撰寫技巧中隨時檢視。
2）建立程式碼或純文字文件
程式碼或純文字文件適合存放無格式文字內容，主要面向工作流程資料讀寫、程式碼儲存、Prompt 管理與設定維護。此類文件不會用於 AI 訓練，更適合作為工作流程執行過程中讀取、寫入或維護的資料內容。你可以在建立該文件時選擇文件使用的程式語言，包括 Plain Text、JSON、Python 等。
3）上傳文件
如果已有本機檔案，可以透過上傳檔案的方式新增到工作空間文件中。上傳後，檔案會進入目前目錄，使用者可以繼續進行檢視、整理與管理。支援上傳的檔案類型包括 Markdown、TXT、JSON、YAML、XML、Python、JavaScript、DOCX 等，具體支援範圍以頁面展示為準。
4）匯入網頁
匯入網頁可以將網頁內容轉換為工作空間中的文件，適合把線上說明文件、產品說明頁、公開資料等內容沉澱到工作空間文件中。匯入網頁後，強烈建議對內容進行檢查與整理，刪除無關的網頁元素，例如導覽列、頁尾、廣告、推薦內容、重複連結、版權資訊等。保留乾淨、準確、與業務相關的正文內容，可以提升後續閱讀、檢索和 AI 問答效果。
3. 歷史版本與文件比對
工作空間文件支援對文件內容進行版本管理。當文件被修改後，可以透過歷史版本檢視之前的內容，並比對不同版本之間的差異。對於 Prompt、程式碼和設定檔來說，版本管理還可以協助使用者更安全地迭代內容。例如，當新的 Prompt 效果不如舊版本時，可以透過歷史版本找到之前的內容，快速比對差異並恢復有效寫法。
4. 工作空間文件權限
在企業文件庫中，你可以為不同資料夾設定不同的權限，用於控制成員是否可以管理該資料夾下的成員、編輯文件、檢視文件，或僅允許在機器人和工作流程中呼叫文件內容。
目前支援以下權限：
- 可管理：可管理成員，編輯/刪除文件。
- 可編輯：可檢視/編輯文件。
- 僅檢視：僅可檢視文件。
- 僅執行：僅支援在機器人、工作流程中進行呼叫，無法檢視具體內容。適合需要保護文件內容，但又希望文件可以被自動化流程呼叫的情境。
「僅執行」權限適合用於保護 Prompt、設定檔、業務規則或內部資料。例如，企業可以允許機器人或工作流程在執行時呼叫這些內容，但不允許成員直接檢視文件原文。
需要注意的是，多層資料夾之間的權限不會自動繼承。也就是說，父層資料夾設定的權限不會預設套用到子層資料夾，子層資料夾如需開放給相同成員或設定不同權限，需要單獨設定。
推薦使用方式
為了讓工作空間文件更容易維護和呼叫，建議：
- 團隊共享資料優先放入企業文件
- 個人臨時資料或個人工作流程資料放入個人文件
- 用富文字文件維護適合閱讀、檢索和 AI 問答的知識內容
- 用無格式文件存放程式碼、Prompt、設定、日誌、工作流程讀寫資料等純文字內容
- 將常用 Prompt 範本集中維護，便於 LLM 節點和 Agent 複用
- 將跨流程、跨會話需要共享的資訊整理為設定檔
- 修改 Prompt、程式碼或設定前，注意保留歷史版本，方便比對與回滾
- 上傳檔案後及時歸類到合適的資料夾
- 匯入網頁後先清理無關網頁元素，再作為正式資料使用
- 以清楚的檔名和目錄結構管理文件，方便後續搜尋與呼叫
總結
工作空間文件是 GoInsight.AI 中統一管理和呼叫文件內容的空間。它不僅可以用於企業資料沉澱、個人資料整理和 AI 問答，也可以作為程式碼庫、Prompt 庫、工作流程資料檔和全域設定檔使用。
透過選擇合適的文件類型，並結合歷史版本管理能力，工作空間文件可以協助個人和團隊更高效地維護資料、迭代 Prompt 和程式碼、共享設定，並讓這些內容在 AI 和自動化流程中被穩定呼叫。
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